Alert News!! ปัญหาการโอนข้อมูลเข้าคลัง รพ.สต.

วันที่รับแจ้ง  16 มกราคม 2556

ปัญหา       นำเข้าไฟล์ข้อมูลการเบิก ที่ได้รับจาก รพ. เข้าคลัง รพ.สต. แล้ว มูลค่ารวมของการรับ ไม่เท่ากับมูลค่ารวมในใบเบิก (เอกสาร) ที่ได้รับจากโรงพยาบาล

สาเหตุ      ไฟล์ใบเบิกที่ รพ.ตัดเบิกใ้ห้นั้น พบว่า บางครั้ง มีการยกเลิกการเบิก หรือลดจำนวนเบิก ให้น้อยลง แต่ไม่ได้ทำการแก้ไขในเอกสารให้เรียบร้อย ทำให้ข้อมูลในเอกสาร และไฟล์ อาจไม่เท่ากันได้

การตรวจสอบ     ให้ทำการตรวจสอบสินค้าทีละรายการ ดูที่จำนวนรับ ราคารับ ให้ถูกต้อง จากนั้นตรวจสอบมูลค่ารวมอีกครั้งหนึ่ง (อาจพบว่ามีตัวเลขบางรายการที่ไม่ตรงกัน)

รายงานคำนวณราคาขายสินค้า

ในระบบมีรายงานคำนวณราคาขายสินค้าให้ด้วยครับ โดยสูตรนี้อ้างอิงจากสูตรมาตรฐานกรมบัญชีกลางครับ...

ข้อควรระวัง....หน่วยสินค้ามีผลต่อการคำนวณครับ ดังนั้นก่อนนำตัวเลขไปใช้ให้ตรวจสอบด้วยว่าสินค้านั้น คำนวณในหน่วยใด....
        เช่น amoxy syr. ลงรับในหน่วย ลัง 1x1's ราคา 500 บาท. เวลาคำนวณราคาขาย ก็จะคิดฐานในหน่วย ลัง 500 บาทครับ....แบบนี้จะผิดพลาด เพราะไม่ได้ราคาเป็นขวดละ?

        ที่ถูกต้อง...amoxy syr ลงรับเป็นลังได้ แต่ต้องมีหน่วยบรรจุ 1x50's 500 บาท...เวลาคำนวณจะคิดฐาน...1's ราคา 10 บาท...แล้วจะคิดราคาขายให้ ซึ่งอันนี้จะหมายถึง ขวดนั่นเอง...แบบนี้ถูกต้อง

การเข้าใช้ ให้เข้าไปที่

เลือกคำนวณราคาขายสินค้า....

ให้คลิกเลือกประเภทสินค้า...คลิกประมวลผล...ระบบจะคำนวณราคาขายตามสูตร(มาตรฐาน) ให้เรียบร้อย
จากนั้น คลิกพิมพ์รายงาน เพื่อนำออกไปใช้ได้เลยครับ


...จบ...

เปลี่ยนหน่วยหลักสินค้า

เมื่อทำงานไปสักระยะหนึ่ง จะพบว่า บางครั้งสินค้าในคลังมีการจัดซื้อในหน่วยหลักที่เปลี่ยนไป เช่น...เราเคยซื้อสินค้าที่มีบรรจุภัณฑ์ 10x10's แต่ปัจจุบันเปลี่ยนเป็น 100x10's เราอาจอยากเปลี่ยนหน่วยหลัก เป็น 100x10's เพื่อให้อ้างอิงจำนวนที่สอดคล้องกับการจัดซื้อจริงของเรา เพื่อจะได้มองเห็นตัวเลขอ้างอิงในระบบในหน่วยปัจจุบัน ซึ่งจะทำให้เราสะดวกมากขึ้น ...เช่น คงเหลือ rate,ROP เป็นต้น ดีกว่า จะมองตัวเลขในหน่วยเดิมคือ 10x10's แล้วมาซื้อ 100x10's บางทีงง สั่งซื้อผิดหน่วย ได้ของมาน้อย ไม่พอใช้ ....เป็นได้บ่อยๆ

วิธีการทำดังนี้ครับ

ที่ส่วนเครื่องมือ...ให้เลือก เปลี่ยนหน่วยสินค้า (เฉพาะสิทธิ์ Admin เท่านั้น)

ที่หน้าจอนี้ ให้เลือกสินค้าที่ต้องการทำรายการ....จากนั้นเลือกหน่วยที่ต้องการให้เป็นหน่วยหลัก....จากนั้นคลิกปุ่ม ...ปรับปรุงข้อมูล

ระบบจะทำการแก้ไขตัวเลข ข้อมูลอ้างอิงเดิมทั้งระบบ...เพื่อให้สอดคล้องกับหน่วยหลักใหม่

...แก้ stockcard
...แก้ จำนวนคงเหลือ อัตราใช้ ROP
...แก้ ตัวคูณในระบบรับ ระบบเบิก ข้อมูล Lot


... แค่นี้ครับ...

**ข้อควรจำ**
 การเปลี่ยนหน่วยหลักสินค้า ห้ามเปลี่ยนในข้อมูลสินค้า แล้วเปลี่ยนไปเองเด็ดขาด เพราะตรงนั้น จะไม่มีการแก้ไขข้อมูลในระบบให้ ทำให้ตัวเลขต่างๆ อ้างอิงผิด

ส่วนจัดทำข้อมูลสืบ สอบราคา (เสนอผู้บริหาร)

ในระบบการทำงานบริหารเวชภัณฑ์...หลังจากทำแผนจัดซื้อประจำปีแล้ว ข้อมูลประมาณการที่ได้ เราจะนำไปใช้สำหรับวางแผนจัดซื้อ ซึ่ง ข้อมูลตรงนี้เองครับ ที่เราอาจใช้สำหรับทำสรุปเสนอผู้บริหาร ...เรามาดูวิธีการทำข้อมูลตรงนี้กันครับ (ตั้งแต่เวอร์ชัน 56.1.1 ขึ้นไป)

ที่เมนูส่วนเครื่องมือ...(เข้าได้เฉพาะสิทธิ Admin เท่านั้น)...ให้เลือก สรุปข้อมูลสอบราคาสินค้า....เมื่อคลิกไปแล้วจะเข้าสู่หน้าจอ

จากนั้น ให้เลือกปีงบประมาณที่จัดทำแผน...(ตรงนี้บอกให้รู้ว่า จะทำข้อมูลตรงนี้ได้ จะต้องผ่านกระบวนการจัดทำแผนจัดซื้อประจำปีมาก่อนครับ...)

จากนั้นเลือกหมวดสินค้า และกำหนดวงเงินงบประมาณของสินค้า....ซึ่งวงเงินตรงนี้ คือ ประมาณการงบประมาณจัดซื้อตามแผน...เราจะใช้กรองสินค้าที่มีประมาณการจัดซื้อตามที่เรากำหนดมาทำสอบราคาครับ เราคงไม่ทำทุกตัว ...มันเยอะ !!!

เมื่อคลิกประมวลผล...ก็จะได้ข้อมูลสินค้าตามเงื่อนไขที่กำหนด

ขั้นตอนต่อไป...ให้เราเลือกสินค้าที่ละรายการ และคลิกปุ่ม...จัดทำข้อมูลราคาอ้างอิง...(ด้านมุมล่างซ้าย)...ซึ่งจะเข้าสู่หน้าจอ

ที่หน้าจอนี้...เราจะมีข้อมูลให้เลือก 3 แบบ คือ
1. ข้อมูลสัญญา...หมายถึง สินค้าบางรายการอาจมีสัญญาอยู่แล้ว เช่น สืบราคา ซื้อร่วม เป็นต้น อันนี้เราจะได้รู้ว่า มันติดสัญญาอยู่แล้ว ไม่ต้องสนใจไรมาก แค่เลือกข้อมูลนี้ แล้วสรุปได้เลย
2. ประวัติการซื้อ...หมายถึง มีการจัดซื้อที่ไหน ราคาเท่าไหร่มาบ้าง
3. ประวัติเสนอราคา...อันนี้คือบริษัทไหน เสนอราคามาเท่าไหร่บ้าง

วิธีการก็ง่าย ๆ คลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่มด้านล่าง ไล่ไปตั้งแต่...ปุ่มบริษัทที่เลือก บริษัทเสนอเทียบ 1,2,3...7 แค่นี้ก็เยอะพอควร

ครบแล้วก็คลิก OK ออกจากข้อมูลสินค้ารายการนี้ไป...เพื่อกลับไปหน้าจอเดิม

...
ที่หน้าจอนี้...จะเห็นข้อมูลที่เราลงไว้ในสินค้าตัวนั้นๆ...ซึ่ง เราสามารถคลิกเข้าไปแก้ไขตรงนี้ได้เลย...ด้านท้ายจะมีส่วนหมายเหตุ...เอาไว้ระบุเหตุผลเพิ่มเติมว่าเราเลือกบริษัทไหน เพราะไร เพื่อให้ทราบเหตุผลประกอบการตัดสินใจ

...จากนั้น...ด้านล่างมีปุ่มส่งออกเป็น excel ...เราคลิกส่งออกเป็นไฟล์ แล้วไปจัดแต่งรูปแบบเพื่อนำเสนอผู้บริหาร หรือเก็บไว้อ้างอิงในการจัดซื้อต่อไปได้ ครับ


...จบแค่นี้...