การตั้งค่าพื้นฐานของโปรแกรม (ตอนที่ 3)

ยังมีข้อมูลพื้นฐานที่ต้องตั้งให้เรียบร้อยก่อนเริ่มทำการจัดซื้อ ลงรับ ลงเบิกครับ....ยังไม่หมด อย่าเพิ่งท้อนะครับ

ข้อมูลที่ว่านั้นคือ ข้อมูลสินค้า ข้อมูลผู้ขาย และข้อมูลหน่วยเบิก ซึ่งสำคัญทั้งหมดเลยครับ

1. ข้อมูลสินค้า

ส่วนแรก คือ ข้อมูลทั่วไป ซึ่งถ้าเราตั้งค่าพื้นฐานในตอนที่ 2 แล้ว การลงข้อมูลหน้าจอนี้สะดวกครับ หลักง่ายๆ คือ ลงหมดทุกช่อง งั้นมารูปแค่ว่า ช่องไหนไม่ต้องลง หรือลงในเงื่อนไขใดดีกว่าครับ..55

รหัสสินค้า : เป็นรหัส 7 หลัก...รหัสสินค้าระบบจะสร้างให้อัตโนมัติ โดยต้องระบประเภทสินค้าก่อน จากนั้นค่อยคลิกปุ่ม G ที่ข้างช่องรหัสสินค้า ระบบจะสร้างรหัสให้ทันที โดยรูปแบบรหัส คือ
 - 2 หลักแรง หมายถึง รหัสประเภท
 - 5 หลักท้าย หมายถึง ลำดับสินค้าในประเภทนั้นๆ

บัญชี VMI : เฉพาะสินค้าเบิกผ่านโครงการ VMI ซึ่งก็มีรายการกำหนดตามโครงการไว้ชัดเจนแล้ว
GPO ผลิต : เฉพาะยาที่ GPO ผลิตเท่านั้น ไม่ใช่ไม่ต้องลง
วันเริ่มสัญญา, วันหมดสัญญา, รายละเอียดสัญญา : อันนี้เฉพาะสินค้า ที่ระบุสถานะบัญชีจัดซื้อ เป็นประเภทการจัดซื้อที่มีการทำสัญญาไว้กับบริษัท เช่น การจัดซื้อร่วมต่างๆ เป็นต้น

ปุ่ม เขียน Note : มีไว้สำหรับการลงข้อมูลแจ้งเตือนผู้ใช้ หลังจาก Login เข้าโปรแกรม (ไม่อธิบายเพิ่มเติมครับ ใช้ไม่ยาก)

การเพิ่มสินค้ารายการใหม่...ท่านต้องทำความเข้าใจกับ Navigation bar ของโปรแกรม ซึ่งอยู่ด้านล่างของหน้าจอข้อมูลสินค้าครับ

แถบนี้จะแสดงจำนวนสินค้าทั้งหมด (ซึ่งรวมในบัญชี ตัดจากบัญชีด้วย) ปุ่มเลื่อนระเบียน หรือข้อมูลสินค้าแต่ละรายการ ปุ่มไปยังระเบียนแรก หรือสุดท้าย แต่ปุ่มที่เพิ่มสินค้าใหม่ หรือระเบียนใหม่ คือ

ปุ้มนี้เลยครับ...คลิกไปจะเปิดพื้นที่สำหรับลงข้อมูลสินค้าใหม่ ครับ

ข้อห้ามและข้อควรระวัง :::
   - การตั้งชื่อสินค้าควรมีรายละเอียดที่บ่งชี้ความจำเพาะของสินค้าแต่ละรายการอย่างน้อย 3 อย่าง เช่น ชื่อ ความแรง รูปแบบ เป็นต้น
   - การตั้งชื่อ ไม่มีมีตัวสัญลักษณ์ เช่น ",*  เป็นต้น เนื่องจากเป็นอักขระที่อาจมีปัญหาในการค้นหา ประมวลผลได้ (ห้ามใช้ละกัน)

ส่วนที่ 2 คือ ข้อมูลหน่วยนับสินค้า  ส่วนนี้ต้องตั้งสติและทำความเข้าใจกันหน่อยครับ ...

หน่วยสินค้า จะต้องประกอบด้วย หน่วยนับ และ บรรจุภัณฑ์ เช่น กล่อง-1*10 หมายถึง นับเป็นกล่อง ในกล่องนั้นมีบรรจุ 10 หน่วย...เป็นต้น

หน่วยหลัก : คือหน่วยอ้างอิงหลักของสินค้านั้นๆ มีได้เพียง หน่วยเดียว
หน่วยรับ : คือ หน่วยที่ใช้รับสินค้านั้นๆ มีได้ หลายๆหน่วย ขึ้นกับว่า การจัดซื้อแต่ละครั้งซื้อในหน่วยใด

ให้มองความเป็นจริงครับ ว่า การรับสินค้านั้นต้องรับได้หลายๆ หน่วยครับ เพราะบางครั้งการจัดซื้อสินค้ารายการหนึ่งๆ ไม่สามารถจัดซื้อบริษัทเดียว หน่วยเดียวได้ตลอด อาจมีการเปลี่ยนแปลงกันได้ ดังนั้นหน่วยรับสินค้าจึงต้องมีหลายหน่วย

แต่ หน่วยรับสินค้า ต้องมีค่า Factor ที่ใช้คำนวณเพื่อเทียบเคียงไปในหน่วยหลักได้ ค่านั้น คือค่าตัวคูณ หรือค่า Factor เทียบเท่าหน่วยหลัก ดังนั้นในหน่วยนับ อย่างน้อยต้องมีหน่วยเดียวกับหน่วยหลัก และมีค่าตัวคูณ เป็น 1 เสมอ ****

เหตุผลที่ต้องเทียบเป็นหน่วยหลักคือ ....
1. ใน Stock card ไม่ว่าเราจะรับสินค้าในหน่วยรับใดก็ตาม ต้องคำนวณตัวเลขเทียบเคียงไปในหน่วยหลัก ไม่เช่นนั้น การคำนวณ รับ จ่าย คงคลัง จะวุ่นวายมาก ตัวเลขจะออกมาแล้ว งงงงงง ว่า มันหน่วยไหนกันแน่
2. ในระบบการทำแผนจัดซื้อ ก็จะงงอีกเช่นกัน ว่า เลขมายังไง มันหน่วยไหน สรุปจัดซื้อปีต่างๆ ตัวเลขที่ออกมามันหน่วยไหน แผนจัดซื้อก็จะเพี้ยน ...สรุป ใช้ไม่ได้
3. ระบบการจัดซื้อ ...งงแน่เลยครับ ว่า ตัวเลขที่ระบบให้มามันต้องซ์้อในหน่วยไหน...คิดว่า เจอของขาดบ่อยๆ กับของส่งมามากกกกก เกินบ่อยๆ แน่ๆ
4. การกำหนด Rate,ROP(Re-order point) จะกำหนด คำนวณกันยังไง เพราะไม่รู้จะเทียบกับหน่วยไหน

นี่คือเบี้องต้น ที่แสดงให้เห็นว่า สินค้า ต้องมีหน่วยหลัก...และต้องระบุหน่วยรับได้หลายหน่วย

หมายเหตุ : *** หากต้องการเปลี่ยนหน่วยหลักสินค้า สามารถเปลี่ยนที่นี่ได้เฉพาะสินค้าที่ยังไม่มีการลงรับ ลงเบิก เท่านั้น *** 
                *** แต่หากต้องการเปลี่ยนหน่วยหลักสินค้าที่มีการลงรับ ลงเบิกไปแล้ว จะต้องเข้าไปเปลี่ยนที่ส่วนเครื่องมือ>เปลี่ยนหน่วยนับสินค้า เท่านั้น !!! ***

ข้อแนะนำ ::: กรณีหน่วยรับที่มีตัวคูณ(factor) เป็นทศนิยมหลายตำแหน่ง หรือไม่รู้จบ ถ้าเป็นไปได้ให้ลีกเลี่ยงการจัดซื้อสินค้าในบรรจุภัณฑ์ลักษณะนี้ เนื่องจากจะมีปัญหาในการคำนวณเทียบข้ามระหว่างหน่วยได้  
          แต่หากเลี่ยงไม่ได้...ควรใช้ตัวคูณ เป็น 1 คือเท่ากับหน่วยนับหลักไปเลย เพื่อป้องกันปัญหา

ส่วนที่ 3 คือ ข้อมูลระบบคลังสินค้า ในส่วนนี้จะต้องกำหนดข้อมูลอย่างน้อย คือ
- Use Rate /Month:
- Re-Order Point:
- ผู้รับผิดชอบจัดซื้อ

ข้อมูลสถานที่เก็บ : อาจระบุก็ได้ เพื่อให้รูว่าสินค้าใด เก็บที่ไหน โดยข้อมูลนี้ ต้องกำหนดไว้ก่อนในข้อมูลคลังสินค้า (ดู การตั้งค่าพื้นฐานของโปรแกรม (ตอนที่ 1) )

ข้อมูลราคากลาง : กำหนดไว้เฉพาะสินค้าที่มีราคากลางกำหนด หรือราคาที่เราต้องการไม่ให้มีการจัดซื้อเกินราคานี้ ข้อมูลนี้จะเห็นในขั้นตอนจัดทำรายการสั่งซื้อสินค้า


เหล่านี้คือข้อมูลพื้นฐานของสินค้าที่ต้องมีการกำหนดก่อนจะเริ่มใช้งาน


2. ข้อมูลผู้ขาย

ส่วนข้อมูลผู้ขาย นอกจากจะหมายถึง บริษัท ห้างร้านต่างๆ ที่เราจัดซื้อจัดซื้อสินค้าแล้ว ยังหมายรวมถึงหน่วยที่เราได้รับสินค้ามาด้วย เช่น หมายถึง รพ.ที่เรายืมสินค้ามาใช้, หน่วยเบิกที่เรารับสินค้าคืนมา เป็นต้น ดังนั้นการลงข้อมูลส่วนนี้ จะต้องลงข้อมูลหน่วยหน่วยต่างๆ ที่เราได้รับสินค้ามาเข้าคลัง

การลงข้อมูลให้ลงข้อมูลหัวข้อทุกหัวข้อ แต่ข้อมูลสำคัญที่ต้องย้ำเพื่อให้เข้าใจในหลักการลงคือ
1. รหัส  ใช้รูปแบบ อักษร 3 ตัว, เลข 2 ตัว เช่น AAA01 เป็นต้น โดยที่อักษร ใช้การถอดจากชื่อของบริษัท หรือชื่อหน่วยนั้นๆ เช่น แสงไทยเมดิคอล กำหนดเป็น STM01 เป็นต้น และเมื่อมีชื่ออักษรคล้ายกัน ก็ให้ระบุเลขให้ต่างกันไป เช่น STM01,STM02,STM03 เป้นต้น

2. map หน่วยเบิก ข้อมูลนี้ จะกำหนดเฉพาะผู้ขาย ที่หมายถึงหน่วยเบิกด้วย จะต้องระบุความเชื่อมโยงส่วนนี้ไว้ด้วย

3. ข้อมูลเสนอราคา (เฉพาะระดับ Admin จึงจะเห็นและลงข้อมูลได้) สามารถกำหนดข้อมูลส่วนนี้ไว้ได้...ซึ่งจะไปแสดงให้เห็นในหน้าจอสินค้า (เฉพาะ login ระดับ Admin เท่านั้น), ข้อมูลจัดทำรายการสั่งซื้อสินค้า (เฉพาะ Admin)

ในหน้าจอนี้สามารถเลือกพิมพ์รายงานได้ จากเมนูด้านบน....และการค้นหาผู้ขาย สามารถใช้ปุ่มค้นหาด้านบนได้

3. ข้อมูลหน่วยเบิก

ข้อมูลหน่วยเบิกมีแนวคิดคล้ายข้อมูลผู้ขาย รวมถึงการกำหนดรหัสหน่วยเบิกด้วย จึงไม่อธิบายเพิ่มเติม

ที่ข้อมูลหน่วยเบิกนี้ เราสามารถกำหนดกรอบรายการสินค้าที่หน่วยเบิกสามารถเบิกได้ รวมถึงจำกัดจำนวนเบิกได้ด้วย โดยต้องเข้าไปกำหนดใน แถบข้อมูลกรอบรายการสินค้า ตามรูป

ซึ่งจากหน้าจอนี้การกำหนดรายการสามารถทำได้ทั้ง เลือกระบุทีละรายการ หรือเลือกจากบัญชี (กำหนดไว้ในหน้าจอสินค้า) แล้วโอนรายการในบัญชีนั้นมาเป็นกรอบรายการได้เลย
หากมีการจำกัดรายการ หรือ จำนวนเบิก ต้องคลิกในช่องจำกัดรายการ หรือจำนวนไว้ด้วย

สำหรับปุ่มนี้...มีไว้สำหรับโอนรายการบัญชีตามกรอบของหน่วยเบิกเข้าสู่โปรแกรมเบิกของหน่วยเบิก ซึ่งจะอธิบายในหัวข้อการเบิกสินค้าผ่านระบบไฟล์ (Electronic file Order)

หลังจากกำหนดข้อมูลพื้นฐานทั้งหมด ทั้ง 3 ตอนแล้ว...ระบบพร้อมแล้วครับจะให้ลงรับสินค้า และทำงานในระบบต่างๆต่อไป.