การจัดทำรายการขออนุมัติจัดซื้อ

ขั้นตอนแรกของระบบบริหารเวชภัณฑ์ คือ การจัดซื้อ จัดหา ซึ่งก็สามารถหาสินค้ามาบริการหน่วยเบิกต่างๆ ได้ ทั้งจัดซื้อบริษัท ยืมหน่วยอื่นมา หรือวิธีการใดๆก็แล้วแต่ แต่โดยปกติวิธีหลักคือ การจัดซื้อบริษัทต่างๆ

กระบวนการเริ่มต้น ควรเริ่มจากการทำรายการเพื่อขออนุมัติต่อผู้บริหารก่อน (แล้วแต่ระบบของแต่ละแห่ง บางแห่งอาจไม่ต้องขออนุมัติ) แต่ถึงไม่ต้องขออนุมัติ เอกสารที่ได้จากกระบวนการนี้ก็สำคัญ และใช้ทำงานได้อย่างสะดวก และมีประสิทธิภาพ ลองมาดูขั้นตอนครับ

1. เข้าเมนู > สินค้าใกล้จุดสั่งซื้อ

ที่หน้าจอนี้ ให้เลือกประเภทสินค้า (กำหนดในข้อมูลพื้นฐาน ประเภทสินค้า) >จากนั้นอาจระบุ หรือไม่ระบุผู้รับผิดชอบจัดซื้อก็ได้ ซึ่งถ้าระบุระบบจะดึงเฉพาะรายการสินค้าที่มีผู้รับผิดชอบจัดซื้อตามชื่อที่ระบุ(กำหนดที่ส่วนข้อมูลสินค้า) > จากนั้นคลิก ตรวจสอบ

ระบบจะแสดงข้อมูล รายการสินค้า ซึ่ง เราสามารถเลือกช่วงการประมวลผลด่านล่างได้อีก เช่น ROP+Rate/4, ROP+Rate/2, ROP+Rate, GPO เป็นต้น ซึ่งจะมีผลต่อการกำหนดช่วงข้อมูลสินค้า และช่วยให้เราตรวจสอบสินค้าล่วงหน้าได้ แทนที่จะรอให้ใกล้จุดสั่งซื้อจริงๆ (ดีกับสินค้าที่อาจต้องคิดจอง order ไว้ล่วงหน้า)

ระบบนี้ จะใช้ข้อมูล Rate,ROP เปรียบเทียบกับ จำนวนคงคลัง....ดังนั้น ต้องกำหนด Rate,ROP ให้สินค้าแต่ละรายการไว้ด้วย ถ้าไม่กำหนดหรือมีค่าเป็น 0 รายการสินค้านั้นจะไม่แสดงในหน้าจอนี้

รหัสสีที่แสดงที่จำนวนคงคลัง
  - สีเหลือง หมายถึง ควรจัดซื้อได้แล้ว แต่ยังมีพอใช้ใน 1 เดือน
  - สีส้ม หมายถึง ควรเร่งสั่งซื้อ เพราะสินค้าอาจไม่พอใช้ใน 1 เดือน
  - สีแดง หมายถึง จำนวนคงคลัง เป็น 0 ต้องสั่งซื้อโดยด่วน

(ทั้งนี้ แปรผันไปกับการเลือกเกณฑ์กำหนดช่วงการประมวลผลด่านล่างด้วย)

2. เลือกรายการสินค้าที่ต้องการทำรายการเพื่อขออนุมัติจัดซื้อ > จากนั้น คลิกปุ่ม ขออนุมัติซื้อ (ด้านขวา) จะปรากฏหน้าจอ

ที่หน้าจอนี้ เราจะสามารถดู ประวัติการจัดซื้อก่อนหน้านี่ ประวัติการเสนอราคา ขอมูลสินค้า ณ ปัจจุบัน สถานะบัญชีจัดซื้อ(หากมีสัญญากับบริษัท ระบบจะแสดงรายละเอียดสัญญาไว้ด้วย เพื่อป้องกันซื้อผิด) และราคากลาง

เมื่อเราเลือกรายการจากประวัติจัดซื้อ หรือประวัติเสนอราคา ระบบจะดึงข้อมูลมาไว้ที่..ข้อมูลจัดซื้อครั้งนี้ แต่เราสามารถเปลี่่ยนแปลงข้อมูลได้เอง...

เมื่อพอใจแล้ว คลิกปุ่ม....ขอจัดซื้อ

ระบบจะกลับมาหน้าจอเดิม...แต่ รายการสินค้าที่เลือก จะย้ายไปอยู่...หน้าจอ..รายการสินค้ารอรับของ พร้อมระบุจำนวนวันที่รอให้ด้วย

กรณีต้องการยกเบิกรายการที่ขออนุมัติไป สามารถทำได้ (ระดับ Admin เท่านั้น) ในหน้าจอรายการสินค้ารอรับของ...โดยเลือกรายการที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ยกเลิกรายการ...

รายการสินค้านั้น จะย้ายกลับไปอยู่ในหน้าจอ ...รายการสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ อีกครั้ง

3. การตรวจสอบสินค้าโครงการต่างๆ

ให้คลิกแถบหน้าจอ VMI monitor

ที่หน้าจอนี้ เราต้องเลือกโครงการ ...ระบบจะตรวจสอบรายการคงคลังให้...เราสามารถดูข้อมูลจากหน้าจอนี้ หรือพิมพ์รายงานออก เพื่อนำไปลงข้อมูลเวปไซด์ VMI ของ GPO ได้

4. การทำรายงานการขออนุมัติจัดซื้อ
ให้เข้าไปที่แแถบ รายการสินค้ารอรับของ ...จากนั้นให้คลิกปุ่ม พิมพ์ใบอนุม้ติย้อนหลัง...จะขึ้นหน้าจอ

ให้เราระบุช่วงวันที่ > ประมวลผล ...ระบบจะแสดงรายการรหัสใบขออนุม้ติ ให้เราเลือก และแสดงรายงาน หรือพิมพ์รายงาน

รายงานที่แสดง จะมีข้อมูลจัดกลุ่มตามบริษัทที่ขออนุมัติจัดซื้อ มีชื่อผู้แทน เบอร์โทรศัพท์ (ระบุในข้อมูลผู้ขาย) มีข้อมูลสินค้า ข้อมูลราคา ราคากลาง(ถ้ามี) จำนวน และข้อมูลการจัดซื้อกรณีมีสัญญาเฉพาะไว้ให้ด้วย

เอกสารนี้ ใช้ทำอะไรได้
 1. ขออนุมัติ เพื่อให้เข้าใจตรงกับ ผอก. จะได้ไม่มีปัญหาเวลาเซ็นต์เอกสาร
 2. จัดซื้อ..หรือทำเอกสารจัดซื้อ เพราะมีข้อมูลครบถ้วนทุกอย่าง เมื่อจัดซื้อแล้ว ก็ลงวันที่ไว้
 3. ไว้ใช้เวลาตรวจรับสินค้า ตรวจสอบ Invoice ว่า จำนวน ราคา ตรงหรือไม่

...จบครับ...