กฏสำคัญที่ควรรู้

เพื่อให้ทำงานหลายอย่างไม่มีปัญหา ผมเลยคิดว่าต้องชี้แจงกฏเรื่องนี้ให้ ผู้ใช้เข้าใจ เพราะพบปัญหามามาก...

1. การตั้งชื่อสินค้า
   - ไม่ควรตั้งชื่อให้คลุมเครือ เพราะยากแก่การเข้าใจ ควรตั้งใช้มีอย่างน้อย 3 ตัวบ่งชี้
   - ไม่ควรตั้งชื่อซ้ำ ดังนั้น ควรตรวจสอบก่อนเพิ่มรายการสินค้าใหม่
   - ไม่ควรตั้งชื่อ โดยมีอักขระพิเศษ เช่น " เป็นต้น เพราะมีปัญหาในการใช้คำสั่งค้นหาสินค้านี้ อาจหาไม่พบ หรือพบ แต่โปรแกรม Error

2. การลงรับ เบิก สินค้า
   - ควรลงรับให้เร็วที่สุด สอดคล้องกับเวลาจริง
   - ลงรับเดือนไหน มูลค่ารับ จะเป็นของเดือนนั้น
   - อย่าลืมลงรับให้หมดในเดือนนั้นๆ กรณีลืม อย่าย้อนเดือน ย้อนวันที่มาลงล่ะครับ เพราะระบบมันทำรายการต่อเนื่องครับ ผิดพลาดแน่ๆ
           - Stock card อาจผิดพลาด เนื่องจากจะมีรายการแทรก ทำให้พันยอดผิด
           - มูลค่ารับจ่ายคงคลัง ซึ่งประมวลผลส่งการเงิน ลงบัญชีไปแล้ว อาจผิดพลาด
   - การลงเบิก ควรทำเป็น real time ตลอดเวลา ถ้าจะรวบก็พอได้ แต่ไม่แน่นำ หรือไม่ควรเกิน 1 อาทิตย์
   - การลงเบิก ควรทำก่อนไปจัดสินค้าเสมอ ...ไม่ควรเอาสินค้าไปก่อน ตัดทีหลัง เพราะ...อาจผิดพลาด...อย่าเพิ่งความจำ (เราเตือนท่านแล้ว)
   - ตั้งสติในการเบิกสินค้าหน่อย จะได้ไม่ตัดเบิกผิดรายการ


เอาแค่นี้ก่อน นึกได้เด๋วอัพใหม่

รายงาน : สรุปมูลค่ารับ จ่าย คงคลัง

รายงานในระบบนั้น คิดว่ามีตัวที่ต้องการใช้น่าจะครบ ส่วนตัวอื่นๆ หากต้องการเพิ่มเติมไม่อยากครับ จัดให้ !!! เพียงแค่ทำแบบฟอร์มที่ต้องการแล้วส่งมา...เด๋วทำให้

จริงๆแล้วคิดว่า ใช้งานไปน่าจะหารายงานได้ไม่ยาก เพราะจัดหมวดหมู่ไว้ให้แล้ว ดังนั้น จึงจะเน้นเฉพาะรายงานที่ีมีรายละเอียด หรือเงื่อนไขที่ต้องอธิบายให้ทราบก็แล้วกันครับ (เริ่มเมื่อยมือ)


รายงานสรุปมูลค่ารับ จ่าย คงคลัง

 รายงานนี้ถือเป็นรายงานหนึ่งที่ใช้ทุกเดือนก็ว่าได้ เรามาดูว่า ทำกันอย่างไรบ้าง
1. เข้าเมนู

เลือก รายงานสรุปมูลค่ารับ จ่าย คงคลัง...จะขึ้นหน้าจอ

2. ให้เรากำหนดช่วงวันที่ที่ต้องการประมวลผล แล้วคลิก ประมวลผล

ระบบจะประมวลผลข้อมูลให้ ดังนี้
  - แถบที่ 1 : สรุปมูลค่ารับสินค้า
      ส่วนนี้จะสรุปมูลค่ารับ ตาม ประเภทการรับ ประเภทสินค้า ชนิดสินค้า และจัดกลุ่มตามประเภทผู้ขาย
  - แถบที่ 2 : สรุปมูลค่าเบิกสินค้า
      ส่วนนี้จะสรุปมูลค่าเบิก ตาม ประเภทการเบิก ประเภทสินค้า ชนิดสินค้า และจัดกลุ่มตามประเภทหน่วยเบิก
  - แถบที่ 3 : สรุปมูลค่าคงคลัง
      ส่วนนี้จะสรุปมูลค่าคงคลัง ณ เดือน ตามวันที่หลัง (จากช่วงวันที่ที่กำหนด)

สิ่งที่ต้องรู้
   - ทุกๆ วัน ทุกๆ ครั้งที่มีการรับ เบิก สินค้า...ระบบจะทำการประมวลผลข้อมูลมูลค่าคงคลังเก็บอัตโนมัติไว้เสมอ เพื่อให้มีข้อมูลมูลค่าคงคลังเก็บไว้ทุกเดือน เมื่อเราต้องการรู้ข้อมูลย้อนหลังเดือนใด ระบบจะเรียกใช้ข้อมูลตามเดือนนั้นๆ ได้อย่างถูกต้อง


  - แถบที่ 4 : สรุปมูลค่ารับรายหน่วย
  - แถบที่ 5 : สรุปมูลค่าเบิกรายหน่วย 1 (รายหน่วย จัดกลุ่มตามประเภทสินค้า)
  - แถบที่ 6 : สรุปมูลค่าเบิกรายหน่วย 2 (รายหน่วย จัดกลุ่มตามรูปแบบสินค้า)
  - แถบที่ 7 : สรุปมูลค่าจัดซื้อกลุ่มเฉพาะ
     ส่วนนี้จะสรุปมูลค่าการจัดซื้อเฉพาะ (กำหนดในข้อมูลพื้นฐาน ส่วนข้อมูลสินค้า>ประเภทการจัดซื้อสินค้า และ ข้อมูลพื้นฐาน ส่วนข้อมูลการจัดซื้อสินค้า) หรืออาจกล่าวได้ว่า มีไว้เพื่อสรุปมูลค่าจัดซื้อตามบัญชีจัดซื้อพิเศษ เช่น จัดซื้อร่วม สืบราคา สอบราคา เป็นต้น

...เมื่อได้ใช้ น่าจะมองเห็นภาพชัดเจนได้ไม่ยาก...

3. คลิกปุ่มส่งออกเป็น Excel เพื่อไปจัดทำรายงานตามรูปแบบที่แต่ละแห่งกำหนดเอง


...จบครับ...

ทะเบียนยืม-คืน : ตอน เขายืมเรา คืนเรายัง?

ในส่วนนี้มีความคล้ายคลึงกับ กรณีเราไปยืมสินค้าเขามา และตรวจสอบว่าเราคืนหรือยัง...ระบบนี้ก็ตรงกันข้ามครับ

- แถบข้อมูลสินค้าให้ยืม...ดึงข้อมูลจากการตัดเบิก ตามชื่อหน่วยงานนี้ ประเภท เบิกเพื่อให้ยืม (กำหนดในข้อมูลพื้นฐาน ประเภทการเบิกสินค้า)
- แถบข้อมูลสินค้ารับคืนแล้ว...แสดงข้อมูลสินค้าที่หน่วยงานนี้คืนมาแล้ว
- แถบข้อมูลสินค้าลงรับคืนสินค้า...ดึงข้อมูลการลงรับ ตามชื่อหน่วยงานนี้ ประเภท ลงรับจากการคืน (กำหนดในข้อมูลพื้นฐาน ประเภทการรับสินค้า)

ให้เราตรวจสอบ และยืนยันยอดให้ถูกต้อง...คือ ถ้ามีรายการลงรับจากการยืม ให้มาดูรายการฝั่งสินค้ารอคืน จากนั้นยืนยันยอด (กรณียอดรับมาครบตามที่ยืมไป)...รายการไหนยังไม่มีการรับมา หรือยังไม่ครบ ก็ยังไม่ต้องยืนยันยอด

*** ระบบนี้มีรายการให้ส่งออกเป็น Excel ได้ เพื่อแจ้งหน่วยที่ียืมเราไปให้ทราบ (ไว้แนบหนังสือ)

ทะเบียนยืม-คืน : ตอน เรายืมเขา คืนเขายัง?

ตอนนี้มาดูระบบทะเบียนยืมคืน ครับ...อันนี้จะตรวจสอบประวัติการที่เราไปยืมสินค้าเขามา จะตรวจสอบว่าคืนเขาหรือยัง?

1. เข้าไปที่ ข้อมูลการยืม คืนสินค้า

จะขึ้นหน้าจอ

2. เลือกชื่อหน่วยที่เราไปยืมสินค้ามา และต้องการตรวจสอบ

ที่หน้าจอนี้ มี 3 แถบเมนู

   - แถบเมนู ข้อมูลสินค้ารอคืน ....แถบนี้จะดึงข้อมูลสินค้าที่ เราลงรับ ประเภท ยืมเขามา (กำหนดประเภทที่ตั้งค่าพื้นฐาน ข้อมูลประเภทการรับสินค้า) มาแสดง และรอเรายืนยันรายการว่าคืนแล้วใช่หรือไม่??
   - แถบเมนู ข้อมูลสินค้าคืนแล้ว....แถบนี้จะแสดงข้อมูลสินค้าที่เรายืนยันว่าคืนแล้ว
   - แถบเมนู ข้อมูลประวัติตัดเบิกเพื่อคืน ....แถบนี้จะดึงข้อมูลการเบิกประเภท เบิกเพื่อคืน (กำหนดประเภทที่ตั้งค่าพื้ันฐาน ข้อมูลประเภทการเบิกสินค้า) มาแสดง รอเรายืนยัน

เงือนไขหลัก ระบบจะดูประเภทการรับ การเบิก และชื่อหน่วยนั้นๆ เพื่อไปดึงข้อมูลมาแสดง

3. ให้เราตรวจสอบว่า สินค้ารอคืนนั้น มีการตัดเบิกเพื่อคืนไปหรือยัง...ถ้ามีก็ยืนยันข้อมูล...และปรับปรุงข้อมูลให้เรียบร้อย ...รายการสินค้ารอคืนก็จะหายไปอยู่ในสินค้าคืนแล้ว...(เน้นยืนยันยอดเฉพาะ สินค้าที่คืนไปจำนวนครบตามที่ยืมนะครับ)


...จบ...

ทะเบียนรับ จ่ายสินค้า (Stock Card)

ทะเบียนรับจ่ายสินค้า ถือว่า มีความสำคัญมาก เพราะ...ระเบียบกำหนดมา !!!@!@ ดังนั้น รูปแบบตั้งถูกต้อง และข้อมูลตั้งชัดเจน ถูกต้อง ตรงไปตรงมา และอ้างอิงเอกสารต่างๆ ได้

  - บอกว่า รับ ต้องโชว์เอกสารับนั้นๆได้
  - บอกว่า จ่าย ต้องโชว์เอกสารจ่ายให้ที่นั้นๆ ได้

มาดูวิธีการกันครับ

1. เข้าไปที่ ทะเบียนรับจ่ายสินค้า

จะเข้าหน้าจอ

2. ระบุช่วงวันที่..ประเภทสินค้า ...เลิกสินค้า และประมวลผล ...ระบบจะแสดงข้อมูลการรับจ่ายสินค้าตามช่วงเวลาดังกล่าว โดยที่ แถวแรก จะเป็นยอดยกมาเสมอ...

3. พิมพ์รายงานได้

4. ท้ายรายงานแสดงคงเหลือ แยกราย Lot

5. ถ้าจะพิมพ์ Stock card ประจำปี ให้มีชื่อกรรมการตรวจสอบด้วย มาหน้านี้

6. ถ้าจะพิมพ์รายงานเพื่อตรวจสอบยอดคงคลังทุกตัว...ให้คลิกปุ่ม รายการสินค้าคงคลัง ณ ปัจจุบัน (ด้านล่างซ้าย)

พิมพ์รายงานออกมาได้...ตรวจสอบบ่อยๆ จะได้ยอดคงคลังตรงๆครับ


...จบ...

การลงข้อมูลเบิกสินค้า (แบบไฟล์)

***หัวข้อนี้ สำหรับหน่วยคลังใหญ่ครับ..รับใบเบิกจากหน่วยเบิกต่างๆ มาเป็นไฟล์ แล้วนำเข้า ตรวจสอบ ตัดเบิก...เพื่อให้การตัดเบิกสินค้าที่คลังใหญ่ลดเวลาลงได้มาก เจ้าหน้าที่จะได้เอาเวลาไปตรวจสอบการจัดสินค้าก่อนส่งมอบครับ***

ขั้นตอนหลักๆ คล้ายระบบการเบิกสินค้าปกติครับ แต่มีขั้นตอนที่แตกต่างกันไป คือ

1. เตรียมไฟล์ใบเบิกที่ได้รับจาก หน่วยเบิกต่างๆ (เก็บไว้ที่ใดในเครื่องก็ได้ แต่แนะนำให้รวมในโฟลเดอร์ที่เฉพาะ)

2. เข้าหน้าจอ ส่วนเบิกจ่ายสินค้า...

3. ลงข้อมูลพื้นฐานให้ครบ

4. ไปที่แถบเมนู...E-Orders

คลิก...รับข้อมูลการเบิก

ระบบจะแสดงหน้อจอให้เราเลือกไฟล์ใบเบิกที่ต้องการ ...คลิก OK
ระบบจะแสดงรายการเบิกที่ได้รับมา โดนจะตัดรายการที่มีจำนวนขอเบิกเป็น 0 ทิ้งไป (ถ้ามี)

ระบบจะตรวจสอบ จำนวนที่ขอเบิก..และจำนวนคงคลัง เปรียบเทียบกัน ...รายการที่ผิดพลาด จะแสดงเป็นอักษรสีแดง...

สิ่งที่เราต้องทำ คือ
   - เราต้องทำการแก้ไข ปรับตัวเลขให้ถูกต้อง (สีเขียว) ก่อน ถึงจะผ่านหน้าจอนี้ไปได้
   - เราสามารถแก้ไข ปรับตัวเลขที่หน่วยเบิกขอเบิกมาได้ เพื่อให้เหมาะสม ตามจำนวนคงคลังที่มี


5. คลิกอนุมัติรายการ...ระบบจะโอนรายการทั้งที่มีจำนวนมากกว่า 0 และเท่ากับ 0 โดย
   - จำนวนขอเบิกเท่ากับ 0 ระบบจะตีความเป็นรายการไม่อนุม้ติให้เบิก (เอาไว้คำนวณตัวชี้วัด และรายการจะออกในใบเบิก ยังใช้แจ้งเตือนหน่วยเบิกได้ด้วยว่า รายการไหนไม่ได้เพราะอะไร)

6. ตรวจสอบซ้ำ และบันทึกข้อมูลการเบิก



...จบงาน...

การลงข้อมูลเบิกสินค้า

การลงข้อมูลเบิกสินค้า มีแนวทางการทำงานคล้ายกับการลงรับ ทั้งนี้เพื่อให้ระบบเรียบง่าย สะดวก และก็สะดวกจริงๆครับ เพราะถ้าข้อมูลลงรับไว้ถูกต้องแล้ว การลงเบิกนั้นง่ายมากๆ

ขั้นตอนการลงเบิก

1. คลิกเมนู เบิกจ่ายสินค้า

จะปรากฏหน้าจอ ส่วนข้อมูลการเบิกสินค้า

ที่หน้าจอนี้มีเรื่องที่ต้องเข้าใจนิดหน่อยครับ
  - รหัสใบเบิก คือ SO-ปีเดือน-ลำดับรายการ เช่น SO-5511-00001
  - ประเภทการเบิก ...คล้ายการรับ แต่ไม่เหมือนกัน
  - หน่วยเบิก...คล้ายการรับ แต่คนละเรื่องกันเลย ...(อาจประยุกต์ใช้หน่วยต้นทุนของ รพ.ก็จะทำให้สรุปมูลค่าเบิกจ่ายให้หน่วยต้นทุนได้สะดวกขึ้นครับ)
  - รหัสอ้างอิง...อาจใช้รหัสที่เรากำหนดเองได้ครับ หรือ รหัสอ้างอิงของหน่วยเบิกก็ได้

สิ่งที่ต้องรู้
  - หลังจากเลือกหน่วยเบิก ระบบจะตรวจสอบรายการสินค้าที่เคยค้างจ่ายหน่วยเบิกนี้ให้ด้วย และจะแสดงรายการให้ (แสดงรายการเฉพาะมีข้อมูลเท่านั้น ปกติหน้าจอนี้จะซ่อนอยู่)
 

2. ลงข้อมูลพื้นฐาน (วิธีการคล้ายการรับ) ...จากนั้นที่ช่องรหัสสินค้า ..กดปุ่มใดๆ เพื่อไปค้นหารายการสินค้าที่จะเบิก จะขึ้นหน้าจอ

 ที่หน้าจอนี้ ระบสินค้าที่ต้องการเบิก (ระบุนิดหน่อย ส่วนของคำก็ได้ ไม่ต้องระบุเต็มก็ได้)...ค้นหา ...เลือกสินค้าที่ต้องการ...เลือก Lot ที่ต้องการ (ควรเลือก Lot หมดอายุก่อน)

ระบบจะแสดงประวัติการเบิกสินค้านี้ เฉพาะของหน่วยงานที่เราเลือก เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ว่าจะให้ รึไม่ให้ รึจะให้เท่าไหร่ดี

สิ่งที่ควรรู้
  - กรณีหน่วยเบิกที่เลือก ถูกจำกัดรายการ หรือจำนวนการเบิกไว้...การค้นหาสินค้าจะค้นได้เฉพาะตามกรอบที่กำหนด และไม่สามารถระบุจำนวนเกินกรอบนั้นได้ (ดู ตั้งค่าพื้นฐาน ข้อมูลหน่วยเบิก)
  - กรณีไม่อนุมัติให้เบิก ให้คลิกเลือก ไม่อนุมัติเบิก ไว้ด้วย...เพราะจะใช้ข้อมูลคำนวณ อัตราการเบิกสินค้าและไม่ได้รับ (ตัวชี้วัดสำคัญตัวหนึ่งของระบบ)

3. หลังจากคลิก OK ระบบจะกลับมาหน้าจอหลัก...เราแค่ระบุจำนวนที่อนุมัติให้เบิกลงไป ซึ่ง
    - จำนวนนี้จะมากกว่า คงคลัง Lot นั้นๆ ไม่ได้
    - จำนวนนี้จะมากกว่า จำนวนที่ lock ไว้ตามกรอบไม่ได้

เพิ่มรายการตามที่ต้องการจนครบ...

4. ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง...ถ้าผิดพลาดต้องลงใหม่เฉพาะรายการที่ผิดพลาด โดยลบของเก่าออกก่อน

5. คลิก บันทึกข้อมูล...ระบบจะทำการบันทึกข้อมูล ..เสร็จแล้วจะถามว่าต้องการพิมพ์ใบเบิกด้วยหรือไม่...อาจพิมพ์เลย หรือพิมพ์ทีหลัง (ที่หน้าจอ พิมพ์ใบเบิกสินค้า..) ก็ได้

...จบการทำงาน...

การลงรับสินค้าเข้าคลัง (จากไฟล์)

***หัวข้อนี้สำหรับหน่วยคลังย่อย ที่เบิกสินค้าจากคลังใหญ่ เช่น รพ.สต. เท่านั้นครับ

วิธีการก็ไม่ยากครับ เพิ่มเติมจากการลงรับปกตินิดหน่อย ดังนี้

1. นำไฟล์ที่ได้รับจากคลังใหญ่ หรือคลังหลัก ไปไว้ที่ C:\Poolsoft\ImportData แล้วเปลี่ยนชื่อไฟล์ที่ได้มาเป็น newdata.xls (ไฟล์ที่ได้รับมาจะเป็นไฟล์ Excel )
2. เข้ามาที่หน้าจอรับสินค้า ลงข้อมูลพื้นฐานปกติ
   - ประเภท  ...อาจใช้เป็นจัดซื้อบริษัท หรือ ประเภทที่กำหนดไว้และให้เข้าใจตรงกัน
   - ผู้ขาย ...ชื่อหน่วยคลังใหญ่ หรือคลังหลัก
   - Invoice...ก็เลข PO ก็ได้
3. ไปที่แถบเมนู E-imports

คลิก..โอนข้อมูล...
 - ระบบจะตรวจสอบรหัสการรับคลังนี้ (มากับไฟล์) ว่ามีการรับไปหรือยัง (ถ้ามีแล้ว ระบบจะแจ้งเตือน และไม่ยอมทำงานต่อ)
 - ระบบจากนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ newdata.xls มาแสดง
 - ระบบจากแจ้งให้ทราบว่าสินค้าที่ได้รับ (มีจำนวนรับมากกว่า 0) มีเท่าไหร่ และสินค้าที่ไม่ได้รับ (สินค้าที่มีจำนวนรับเท่ากับ 0) มีเท่าไหร่...เพื่อให้ตรวจสอบกับเอกสารใบเบิกที่ได้รับมาจากคลังใหญ่ หรือคลังหลักอีกครั้งให้ตรงกัน

4. คลิก..ปรับฐานข้อมูลและนำเข้า
 - ระบบจะตรวจสอบความแตกต่างของฐานข้อมูลคลังใหญ่ และคลังของเรา(คลังที่รับสินค้า) ว่าข้อมูลมีต่างกันหรือไม่ ถ้ามี ระบบจะเพิ่ม แก้ไขรายการเหล่านี้ให้ตรงกัน (ป้องกันรับผิดพลาด มูลค่า รายการไม่ตรง หรือรายการผิด)
 - ถ้าแก้ไขเสร็จแล้ว ระบบจะแจ้งเตือน และย้ายไปทำงานให้หน้าจอปกติ พร้อมรับสินค้า

5. ตรวจสอบ หากมีรายการเพิ่มเติมสามารถ ลงเพิ่มได้ (ตามวิธีการในหัวข้อก่อนหน้านี้)
6. บันทึกข้อมูล

..จบการทำงาน...

การลงรับสินค้าเข้าคลัง

การลงรับสินค้าเข้าคลังนั้น สำหรับผู้ที่ทำงานคลังจะทราบดีว่า หลักๆแล้วมี 2 เรื่องที่ต้องเข้าใจ คือ
1. การลงสินค้าเข้าคลัง เมื่อเริ่มต้นระบบ (หรือ ลงยอดยกมา)
2. การลงรับสินค้าจากการรับปกติ

สำหรับสองอย่างนี้ มีวิธีการที่แทบจะเหมือนกันเลยครับ เพียงแต่สิ่งที่ต้องเข้าใจและดำเนินการ คือ
1. Stock card จะแสดงผลอย่างไร กรณีรับจากยอดยกมา...คำตอบคือ ควรแสดงให้เห็นรายการยอดยกมาอย่างชัดเจน ไม่ควรจะแสดงเป็นการรับจากบริษัท
2. การระบุประเภทของการรับ ต้องระบุว่า เป็น ยอดยกมา (หรือคำอะไรก็ได้ ที่แสดงว่า เป็นยอดยกมา เช่น รับเริ่มต้นระบบ เป็นต้น อะไรก็ได้ !! ให้เรารู้เอง) ซึ่งส่วนนี้จะมีผลต่อการประมวลผลข้อมูลสรุปยอดรับจ่ายประจำเดือนด้วย ถ้าระบุประเภทได้ตรงไปตรงมา ยอดจะแยกประเภทให้ถูกต้องครับ...ไว้ค่อยดูเรื่องสรุปยอดรับจ่ายประจำเดือนครับ

ดังนั้น สิ่งที่ต้องทำคือ ในข้อมูลผู้ขาย ต้องมี 1 รายการที่ระบุว่า เป็นยอดยกมา หรือเริ่มต้นระบบ ... และ ที่ประเภทการรับ ต้องมี 1 รายการที่ระบุว่า รับจากยอดยกมา หรือรับเริ่มต้นระบบ อะไรทำนองนี้ ไว้..เพื่อให้เราสามารถมีตัวเลือกในขั้นตอนการลงรับ

ขั้นตอนการทำงาน

 1. เปิดหน้าจอส่วนรับสินค้า

จะพบหน้าจอหลักในการทำงาน

แต่ระหว่างเข้าหน้าจอนี้ ..ระบบจะทำงานตรวจสอบข้อมูลในประวัติเบิกที่มียอดค้างจ่าย เทียบกับยอดคงคลังในสินค้าแต่ละรายการว่ามีของมาหรือยัง? ถ้ามีของมาแล้ว ระบบจะแจ้งเตือน...

เพื่อให้เราทราบว่า มีรายการสินค้าที่เคยค้างหน่วยเบิกไว้ แต่ตอนนี้มีของมาแล้วเน้อออ !! เราจะได้รู้ โดยสามารถตรวจสอบรายการได้ที่แถบเมนู สินค้าค้าง>พร้อมจ่าย ในหน้าจอเดียวกันนี้

2. รหัสใบรับ คือรหัส PO-ปีเดือน-ลำดับการรับ ...รหัสนี้ ควรมีการระบุไว้ที่ Invoice ที่รับไว้ด้วยครับ เพื่อป้องกันสับสนว่าใบไหนลงแล้ว ใบไหนยังไม่ลง...แต่ระบบก็จะมีการตรวจสอบให้ด้วยครับว่า รหัสไหนลงไปแล้ว และจะแจ้งเตือนให้อีกที...กันพลาด !!!

3. ระบุประเภทการรับให้เรียบร้อย

ที่นี้เอง ที่เราต้องระบุให้ถูกต้อง สำคัญมากครับ ซึ่งรายการเหล่านี้ กำหนดได้ใน ข้อมูลพื้นฐาน>ประเภทการรับสินค้า

4. ระบุข้อมูลผู้ขาย (ถ้าตั้งรหัสได้ดี จะสะดวกในการเลือกครับ พิมพ์รหัสเข้าไปเลย)...จากนั้นระบุ Invoice NO (ถ้าเป็นการรับประเภทอื่นๆที่ไม่มี invoice ก็แล้วแต่ว่าเราจะกำหนดว่ารหัสนี้เป็นอะไรไม่มีสูตร อาจเป็นวันที่ หรือไรก็ได้ แต่ต้องกำหนด)...ระบุวันที่สั่ง วันที่รับ ให้ครบ...

5. ถึงตอนนี้ ข้อมูลช่อง รหัสสินค้าจะเปิดให้เรากรอกได้...ให้กดปุ่มใดๆบนคีย์บอร์ดก็ได้...จะขึ้นหน้าจอ

ที่หน้าจอนี้ มีเรื่องที่ต้องทำความเข้าใจครับ
   - รายการสินค้ามีทั้งเลือกจากค้นหาทั้งหมด และค้นหาเฉพาะรายการที่ทำรายการขออนุมัติจัดซื้อไว้ โดยค่ามาตรฐานจะอยู่ที่แบบหลังครับ...เพราะจะรับอะไร ก็ต้องผ่านการขออนุมัติสั่งมาก่อน ..ทั้งนี้เพื่อป้องกันรับผิดรายการครับ
   - ประเภทยา ต้องนำเลขทะเบียนยามาค้นหารหัสมาตรฐานด้วยครับ (เอาไว้ทำรายการส่ง สธ.) ซึ่งตรงนี้ ถ้าเราเคยรับสินค้านี้มาแล้ว ก็ไปที่แถบประวัติการรับ แล้วคลิกเลือกครับ ระบบจะค้นหารหัสมาตรฐานเก่ามาใช้ได้ทันที
   - ประเภทอื่น คลิกระบุว่าสินค้านี้ไม่มีเลขทะเบียน หรือรหัสมาตรฐาน
   - การรับสินค้า หลังจากค้นหาสินค้าเจอแล้ว คลิกเลือกสินค้าแล้ว...เราต้องคลิกเลือกหน่วยรับด้านขวาด้วยครับ (ตรงนี้ไง ที่บอกว่า รับหน่วยไหนก็ได้)...แต่ถ้าไม่มี....เราต้องไปเพิ่มหน่วยรับในข้อมูลสินค้าก่อนครับ (ย้อนไปดูการตั้งค่าพื้นฐานสินค้าครับ)

เสร็จแล้วก็คลิก OK ออกมาจากหน้าจอนี้...ระบบจะกลับไปหน้าจอเดิม

6. กรอกข้อมูล Lot,ราคา,จำนวน,วันหมดอายุ ให้ครบถ้วน ก่อนคลิกเพิ่มรายการ ...ทำจบครบที่เราต้องการ
   - หากไม่ถูกต้อง ลบรายการแล้วลงใหม่

7. เมื่อครบแล้ว...ตรวจสอบการลงอีกครั้ง ว่าถูกต้องหรือไม่ มีลงสลับจำนวน ราคาหรือไม่...ตรวจสอบมูลค่ารวมว่าตรงกับ Invoice หรือไม่

8. ถ้าตรวจสอบได้ครบแล้ว ก็ บันทึกข้อมูล...จบงานนี้

หลังบันทึก เราสามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้...เมนู พิมพ์ใบตรวจรับสินค้า หรือ ทะเบียนเจ้าหนี้ (เพราะเราถือว่าเป็นลูกหนี้บริษัทแล้ว ถ้าเป็นกรณีจัดซื้อบริษัท)

การจัดทำใบเบิกหรือไฟล์ใบเบิก

ห้วข้อนี้เฉพาะ...หน่วยที่บริหารคลัง แต่ไม่ได้จัดซื้อเอง แต่ใช้การเบิกจากหน่วยคลังหลัก เช่น รพ.สต. หรือหน่วยเบิกที่ต้องการบริหารข้อมูลคลังเองเท่านั้น

เนื่องจากหน่วยเบิกกรณีนี้ จะไม่ได้จัดซื้อบริษัทไหน ดังนั้นวิธีการนี้จึงจะอำนวยความสะดวกได้ดีกว่าวิธีทำรายการขออนุมัติจัดซื้อ ซึ่งต้องทำรายการทีละรายการ

แต่วิธีนี้ จะทำรายการทั้งหมดให้ทีเดียว โดยมีเงื่อนไขการดึงข้อมูล ดังนี้
 1. เป็นรายการสินค้าในบัญชีสถานีอนามัย รพ.สต. หรือ PCU เท่านั้น (รหัสบัญชี 3,4) ไม่ควรเปลี่ยนแปลงรหัสบัญชีเลขนี้เป็นชื่ออื่นๆ (ในข้อมูลพื้นฐาน ข้อมูลบัญชีสินค้า)
 2. ระบบจะเปรียบเทียบค่า ROP กับ จำนวนคงคลัง โดยจะดึงเฉพาะรายการที่ คงคลังน้อยกว่า ROP เท่านั้น

วิธีการทำ มีดังนี้

1. เข้าเมนู ตรวจสอบเพื่อเบิกสินค้า

จะขึ้นหน้าจอ  จากนั้นคลิก ตรวจสอบรายการสินค้า ระบบจะประมวลผลข้อมูลรายการสินค้าขึ้นมาแสดง ดังรูป

เราสามารถเลือกพิมพ์ออกมาเป็นรายงาน หรือ ส่งเป็นไฟล์ใบเบิก (เพื่อส่งให้ หน่วยคลังหลัก หรือ รพ.)

 โดยไฟล์จะถูกประมวลผลและเก็บไว้ที่ C:\Poolsoft\Order2Hos   เราเพียงไปนำไฟล์นั้น ส่งไปตามช่องทางที่กำหนด ให้ รพ. (รพ.จะนำไปทำเบิกสินค้าให้ ได้สะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องทำเบิกทีละรายการ)

...จบ...

การจัดทำรายการขออนุมัติจัดซื้อ

ขั้นตอนแรกของระบบบริหารเวชภัณฑ์ คือ การจัดซื้อ จัดหา ซึ่งก็สามารถหาสินค้ามาบริการหน่วยเบิกต่างๆ ได้ ทั้งจัดซื้อบริษัท ยืมหน่วยอื่นมา หรือวิธีการใดๆก็แล้วแต่ แต่โดยปกติวิธีหลักคือ การจัดซื้อบริษัทต่างๆ

กระบวนการเริ่มต้น ควรเริ่มจากการทำรายการเพื่อขออนุมัติต่อผู้บริหารก่อน (แล้วแต่ระบบของแต่ละแห่ง บางแห่งอาจไม่ต้องขออนุมัติ) แต่ถึงไม่ต้องขออนุมัติ เอกสารที่ได้จากกระบวนการนี้ก็สำคัญ และใช้ทำงานได้อย่างสะดวก และมีประสิทธิภาพ ลองมาดูขั้นตอนครับ

1. เข้าเมนู > สินค้าใกล้จุดสั่งซื้อ

ที่หน้าจอนี้ ให้เลือกประเภทสินค้า (กำหนดในข้อมูลพื้นฐาน ประเภทสินค้า) >จากนั้นอาจระบุ หรือไม่ระบุผู้รับผิดชอบจัดซื้อก็ได้ ซึ่งถ้าระบุระบบจะดึงเฉพาะรายการสินค้าที่มีผู้รับผิดชอบจัดซื้อตามชื่อที่ระบุ(กำหนดที่ส่วนข้อมูลสินค้า) > จากนั้นคลิก ตรวจสอบ

ระบบจะแสดงข้อมูล รายการสินค้า ซึ่ง เราสามารถเลือกช่วงการประมวลผลด่านล่างได้อีก เช่น ROP+Rate/4, ROP+Rate/2, ROP+Rate, GPO เป็นต้น ซึ่งจะมีผลต่อการกำหนดช่วงข้อมูลสินค้า และช่วยให้เราตรวจสอบสินค้าล่วงหน้าได้ แทนที่จะรอให้ใกล้จุดสั่งซื้อจริงๆ (ดีกับสินค้าที่อาจต้องคิดจอง order ไว้ล่วงหน้า)

ระบบนี้ จะใช้ข้อมูล Rate,ROP เปรียบเทียบกับ จำนวนคงคลัง....ดังนั้น ต้องกำหนด Rate,ROP ให้สินค้าแต่ละรายการไว้ด้วย ถ้าไม่กำหนดหรือมีค่าเป็น 0 รายการสินค้านั้นจะไม่แสดงในหน้าจอนี้

รหัสสีที่แสดงที่จำนวนคงคลัง
  - สีเหลือง หมายถึง ควรจัดซื้อได้แล้ว แต่ยังมีพอใช้ใน 1 เดือน
  - สีส้ม หมายถึง ควรเร่งสั่งซื้อ เพราะสินค้าอาจไม่พอใช้ใน 1 เดือน
  - สีแดง หมายถึง จำนวนคงคลัง เป็น 0 ต้องสั่งซื้อโดยด่วน

(ทั้งนี้ แปรผันไปกับการเลือกเกณฑ์กำหนดช่วงการประมวลผลด่านล่างด้วย)

2. เลือกรายการสินค้าที่ต้องการทำรายการเพื่อขออนุมัติจัดซื้อ > จากนั้น คลิกปุ่ม ขออนุมัติซื้อ (ด้านขวา) จะปรากฏหน้าจอ

ที่หน้าจอนี้ เราจะสามารถดู ประวัติการจัดซื้อก่อนหน้านี่ ประวัติการเสนอราคา ขอมูลสินค้า ณ ปัจจุบัน สถานะบัญชีจัดซื้อ(หากมีสัญญากับบริษัท ระบบจะแสดงรายละเอียดสัญญาไว้ด้วย เพื่อป้องกันซื้อผิด) และราคากลาง

เมื่อเราเลือกรายการจากประวัติจัดซื้อ หรือประวัติเสนอราคา ระบบจะดึงข้อมูลมาไว้ที่..ข้อมูลจัดซื้อครั้งนี้ แต่เราสามารถเปลี่่ยนแปลงข้อมูลได้เอง...

เมื่อพอใจแล้ว คลิกปุ่ม....ขอจัดซื้อ

ระบบจะกลับมาหน้าจอเดิม...แต่ รายการสินค้าที่เลือก จะย้ายไปอยู่...หน้าจอ..รายการสินค้ารอรับของ พร้อมระบุจำนวนวันที่รอให้ด้วย

กรณีต้องการยกเบิกรายการที่ขออนุมัติไป สามารถทำได้ (ระดับ Admin เท่านั้น) ในหน้าจอรายการสินค้ารอรับของ...โดยเลือกรายการที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ยกเลิกรายการ...

รายการสินค้านั้น จะย้ายกลับไปอยู่ในหน้าจอ ...รายการสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ อีกครั้ง

3. การตรวจสอบสินค้าโครงการต่างๆ

ให้คลิกแถบหน้าจอ VMI monitor

ที่หน้าจอนี้ เราต้องเลือกโครงการ ...ระบบจะตรวจสอบรายการคงคลังให้...เราสามารถดูข้อมูลจากหน้าจอนี้ หรือพิมพ์รายงานออก เพื่อนำไปลงข้อมูลเวปไซด์ VMI ของ GPO ได้

4. การทำรายงานการขออนุมัติจัดซื้อ
ให้เข้าไปที่แแถบ รายการสินค้ารอรับของ ...จากนั้นให้คลิกปุ่ม พิมพ์ใบอนุม้ติย้อนหลัง...จะขึ้นหน้าจอ

ให้เราระบุช่วงวันที่ > ประมวลผล ...ระบบจะแสดงรายการรหัสใบขออนุม้ติ ให้เราเลือก และแสดงรายงาน หรือพิมพ์รายงาน

รายงานที่แสดง จะมีข้อมูลจัดกลุ่มตามบริษัทที่ขออนุมัติจัดซื้อ มีชื่อผู้แทน เบอร์โทรศัพท์ (ระบุในข้อมูลผู้ขาย) มีข้อมูลสินค้า ข้อมูลราคา ราคากลาง(ถ้ามี) จำนวน และข้อมูลการจัดซื้อกรณีมีสัญญาเฉพาะไว้ให้ด้วย

เอกสารนี้ ใช้ทำอะไรได้
 1. ขออนุมัติ เพื่อให้เข้าใจตรงกับ ผอก. จะได้ไม่มีปัญหาเวลาเซ็นต์เอกสาร
 2. จัดซื้อ..หรือทำเอกสารจัดซื้อ เพราะมีข้อมูลครบถ้วนทุกอย่าง เมื่อจัดซื้อแล้ว ก็ลงวันที่ไว้
 3. ไว้ใช้เวลาตรวจรับสินค้า ตรวจสอบ Invoice ว่า จำนวน ราคา ตรงหรือไม่

...จบครับ...

การจัดทำแผนจัดซื้อประจำปี

ก่อนดำเนินการใดๆในระบบคลังสินค้า การจัดทำแผนถือเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ ซึ่งในระบบโปรแกรมชมพูนุช มีระบบการจัดทำแผนให้ใช้งาน ซึ่งอยู่ใน แถบโปรแกรม ส่วนเครื่องมือ ซึ่งผู้เข้าใช้งานส่วนนี้ต้องเป็น Admin เท่านั้น

การดำเนินการในส่วนนี้ จะเริ่มต้นจาก
1. จัดทำงบประมาณประจำปี
2. จัดทำแผนจัดซื้อประจำปี



การจัดทำงบประมาณประจำปี

การจัดทำแผนจัดซื้อประจำปี

การตั้งค่าพื้นฐานของโปรแกรม (ตอนที่ 3)

ยังมีข้อมูลพื้นฐานที่ต้องตั้งให้เรียบร้อยก่อนเริ่มทำการจัดซื้อ ลงรับ ลงเบิกครับ....ยังไม่หมด อย่าเพิ่งท้อนะครับ

ข้อมูลที่ว่านั้นคือ ข้อมูลสินค้า ข้อมูลผู้ขาย และข้อมูลหน่วยเบิก ซึ่งสำคัญทั้งหมดเลยครับ

1. ข้อมูลสินค้า

ส่วนแรก คือ ข้อมูลทั่วไป ซึ่งถ้าเราตั้งค่าพื้นฐานในตอนที่ 2 แล้ว การลงข้อมูลหน้าจอนี้สะดวกครับ หลักง่ายๆ คือ ลงหมดทุกช่อง งั้นมารูปแค่ว่า ช่องไหนไม่ต้องลง หรือลงในเงื่อนไขใดดีกว่าครับ..55

รหัสสินค้า : เป็นรหัส 7 หลัก...รหัสสินค้าระบบจะสร้างให้อัตโนมัติ โดยต้องระบประเภทสินค้าก่อน จากนั้นค่อยคลิกปุ่ม G ที่ข้างช่องรหัสสินค้า ระบบจะสร้างรหัสให้ทันที โดยรูปแบบรหัส คือ
 - 2 หลักแรง หมายถึง รหัสประเภท
 - 5 หลักท้าย หมายถึง ลำดับสินค้าในประเภทนั้นๆ

บัญชี VMI : เฉพาะสินค้าเบิกผ่านโครงการ VMI ซึ่งก็มีรายการกำหนดตามโครงการไว้ชัดเจนแล้ว
GPO ผลิต : เฉพาะยาที่ GPO ผลิตเท่านั้น ไม่ใช่ไม่ต้องลง
วันเริ่มสัญญา, วันหมดสัญญา, รายละเอียดสัญญา : อันนี้เฉพาะสินค้า ที่ระบุสถานะบัญชีจัดซื้อ เป็นประเภทการจัดซื้อที่มีการทำสัญญาไว้กับบริษัท เช่น การจัดซื้อร่วมต่างๆ เป็นต้น

ปุ่ม เขียน Note : มีไว้สำหรับการลงข้อมูลแจ้งเตือนผู้ใช้ หลังจาก Login เข้าโปรแกรม (ไม่อธิบายเพิ่มเติมครับ ใช้ไม่ยาก)

การเพิ่มสินค้ารายการใหม่...ท่านต้องทำความเข้าใจกับ Navigation bar ของโปรแกรม ซึ่งอยู่ด้านล่างของหน้าจอข้อมูลสินค้าครับ

แถบนี้จะแสดงจำนวนสินค้าทั้งหมด (ซึ่งรวมในบัญชี ตัดจากบัญชีด้วย) ปุ่มเลื่อนระเบียน หรือข้อมูลสินค้าแต่ละรายการ ปุ่มไปยังระเบียนแรก หรือสุดท้าย แต่ปุ่มที่เพิ่มสินค้าใหม่ หรือระเบียนใหม่ คือ

ปุ้มนี้เลยครับ...คลิกไปจะเปิดพื้นที่สำหรับลงข้อมูลสินค้าใหม่ ครับ

ข้อห้ามและข้อควรระวัง :::
   - การตั้งชื่อสินค้าควรมีรายละเอียดที่บ่งชี้ความจำเพาะของสินค้าแต่ละรายการอย่างน้อย 3 อย่าง เช่น ชื่อ ความแรง รูปแบบ เป็นต้น
   - การตั้งชื่อ ไม่มีมีตัวสัญลักษณ์ เช่น ",*  เป็นต้น เนื่องจากเป็นอักขระที่อาจมีปัญหาในการค้นหา ประมวลผลได้ (ห้ามใช้ละกัน)

ส่วนที่ 2 คือ ข้อมูลหน่วยนับสินค้า  ส่วนนี้ต้องตั้งสติและทำความเข้าใจกันหน่อยครับ ...

หน่วยสินค้า จะต้องประกอบด้วย หน่วยนับ และ บรรจุภัณฑ์ เช่น กล่อง-1*10 หมายถึง นับเป็นกล่อง ในกล่องนั้นมีบรรจุ 10 หน่วย...เป็นต้น

หน่วยหลัก : คือหน่วยอ้างอิงหลักของสินค้านั้นๆ มีได้เพียง หน่วยเดียว
หน่วยรับ : คือ หน่วยที่ใช้รับสินค้านั้นๆ มีได้ หลายๆหน่วย ขึ้นกับว่า การจัดซื้อแต่ละครั้งซื้อในหน่วยใด

ให้มองความเป็นจริงครับ ว่า การรับสินค้านั้นต้องรับได้หลายๆ หน่วยครับ เพราะบางครั้งการจัดซื้อสินค้ารายการหนึ่งๆ ไม่สามารถจัดซื้อบริษัทเดียว หน่วยเดียวได้ตลอด อาจมีการเปลี่ยนแปลงกันได้ ดังนั้นหน่วยรับสินค้าจึงต้องมีหลายหน่วย

แต่ หน่วยรับสินค้า ต้องมีค่า Factor ที่ใช้คำนวณเพื่อเทียบเคียงไปในหน่วยหลักได้ ค่านั้น คือค่าตัวคูณ หรือค่า Factor เทียบเท่าหน่วยหลัก ดังนั้นในหน่วยนับ อย่างน้อยต้องมีหน่วยเดียวกับหน่วยหลัก และมีค่าตัวคูณ เป็น 1 เสมอ ****

เหตุผลที่ต้องเทียบเป็นหน่วยหลักคือ ....
1. ใน Stock card ไม่ว่าเราจะรับสินค้าในหน่วยรับใดก็ตาม ต้องคำนวณตัวเลขเทียบเคียงไปในหน่วยหลัก ไม่เช่นนั้น การคำนวณ รับ จ่าย คงคลัง จะวุ่นวายมาก ตัวเลขจะออกมาแล้ว งงงงงง ว่า มันหน่วยไหนกันแน่
2. ในระบบการทำแผนจัดซื้อ ก็จะงงอีกเช่นกัน ว่า เลขมายังไง มันหน่วยไหน สรุปจัดซื้อปีต่างๆ ตัวเลขที่ออกมามันหน่วยไหน แผนจัดซื้อก็จะเพี้ยน ...สรุป ใช้ไม่ได้
3. ระบบการจัดซื้อ ...งงแน่เลยครับ ว่า ตัวเลขที่ระบบให้มามันต้องซ์้อในหน่วยไหน...คิดว่า เจอของขาดบ่อยๆ กับของส่งมามากกกกก เกินบ่อยๆ แน่ๆ
4. การกำหนด Rate,ROP(Re-order point) จะกำหนด คำนวณกันยังไง เพราะไม่รู้จะเทียบกับหน่วยไหน

นี่คือเบี้องต้น ที่แสดงให้เห็นว่า สินค้า ต้องมีหน่วยหลัก...และต้องระบุหน่วยรับได้หลายหน่วย

หมายเหตุ : *** หากต้องการเปลี่ยนหน่วยหลักสินค้า สามารถเปลี่ยนที่นี่ได้เฉพาะสินค้าที่ยังไม่มีการลงรับ ลงเบิก เท่านั้น *** 
                *** แต่หากต้องการเปลี่ยนหน่วยหลักสินค้าที่มีการลงรับ ลงเบิกไปแล้ว จะต้องเข้าไปเปลี่ยนที่ส่วนเครื่องมือ>เปลี่ยนหน่วยนับสินค้า เท่านั้น !!! ***

ข้อแนะนำ ::: กรณีหน่วยรับที่มีตัวคูณ(factor) เป็นทศนิยมหลายตำแหน่ง หรือไม่รู้จบ ถ้าเป็นไปได้ให้ลีกเลี่ยงการจัดซื้อสินค้าในบรรจุภัณฑ์ลักษณะนี้ เนื่องจากจะมีปัญหาในการคำนวณเทียบข้ามระหว่างหน่วยได้  
          แต่หากเลี่ยงไม่ได้...ควรใช้ตัวคูณ เป็น 1 คือเท่ากับหน่วยนับหลักไปเลย เพื่อป้องกันปัญหา

ส่วนที่ 3 คือ ข้อมูลระบบคลังสินค้า ในส่วนนี้จะต้องกำหนดข้อมูลอย่างน้อย คือ
- Use Rate /Month:
- Re-Order Point:
- ผู้รับผิดชอบจัดซื้อ

ข้อมูลสถานที่เก็บ : อาจระบุก็ได้ เพื่อให้รูว่าสินค้าใด เก็บที่ไหน โดยข้อมูลนี้ ต้องกำหนดไว้ก่อนในข้อมูลคลังสินค้า (ดู การตั้งค่าพื้นฐานของโปรแกรม (ตอนที่ 1) )

ข้อมูลราคากลาง : กำหนดไว้เฉพาะสินค้าที่มีราคากลางกำหนด หรือราคาที่เราต้องการไม่ให้มีการจัดซื้อเกินราคานี้ ข้อมูลนี้จะเห็นในขั้นตอนจัดทำรายการสั่งซื้อสินค้า


เหล่านี้คือข้อมูลพื้นฐานของสินค้าที่ต้องมีการกำหนดก่อนจะเริ่มใช้งาน


2. ข้อมูลผู้ขาย

ส่วนข้อมูลผู้ขาย นอกจากจะหมายถึง บริษัท ห้างร้านต่างๆ ที่เราจัดซื้อจัดซื้อสินค้าแล้ว ยังหมายรวมถึงหน่วยที่เราได้รับสินค้ามาด้วย เช่น หมายถึง รพ.ที่เรายืมสินค้ามาใช้, หน่วยเบิกที่เรารับสินค้าคืนมา เป็นต้น ดังนั้นการลงข้อมูลส่วนนี้ จะต้องลงข้อมูลหน่วยหน่วยต่างๆ ที่เราได้รับสินค้ามาเข้าคลัง

การลงข้อมูลให้ลงข้อมูลหัวข้อทุกหัวข้อ แต่ข้อมูลสำคัญที่ต้องย้ำเพื่อให้เข้าใจในหลักการลงคือ
1. รหัส  ใช้รูปแบบ อักษร 3 ตัว, เลข 2 ตัว เช่น AAA01 เป็นต้น โดยที่อักษร ใช้การถอดจากชื่อของบริษัท หรือชื่อหน่วยนั้นๆ เช่น แสงไทยเมดิคอล กำหนดเป็น STM01 เป็นต้น และเมื่อมีชื่ออักษรคล้ายกัน ก็ให้ระบุเลขให้ต่างกันไป เช่น STM01,STM02,STM03 เป้นต้น

2. map หน่วยเบิก ข้อมูลนี้ จะกำหนดเฉพาะผู้ขาย ที่หมายถึงหน่วยเบิกด้วย จะต้องระบุความเชื่อมโยงส่วนนี้ไว้ด้วย

3. ข้อมูลเสนอราคา (เฉพาะระดับ Admin จึงจะเห็นและลงข้อมูลได้) สามารถกำหนดข้อมูลส่วนนี้ไว้ได้...ซึ่งจะไปแสดงให้เห็นในหน้าจอสินค้า (เฉพาะ login ระดับ Admin เท่านั้น), ข้อมูลจัดทำรายการสั่งซื้อสินค้า (เฉพาะ Admin)

ในหน้าจอนี้สามารถเลือกพิมพ์รายงานได้ จากเมนูด้านบน....และการค้นหาผู้ขาย สามารถใช้ปุ่มค้นหาด้านบนได้

3. ข้อมูลหน่วยเบิก

ข้อมูลหน่วยเบิกมีแนวคิดคล้ายข้อมูลผู้ขาย รวมถึงการกำหนดรหัสหน่วยเบิกด้วย จึงไม่อธิบายเพิ่มเติม

ที่ข้อมูลหน่วยเบิกนี้ เราสามารถกำหนดกรอบรายการสินค้าที่หน่วยเบิกสามารถเบิกได้ รวมถึงจำกัดจำนวนเบิกได้ด้วย โดยต้องเข้าไปกำหนดใน แถบข้อมูลกรอบรายการสินค้า ตามรูป

ซึ่งจากหน้าจอนี้การกำหนดรายการสามารถทำได้ทั้ง เลือกระบุทีละรายการ หรือเลือกจากบัญชี (กำหนดไว้ในหน้าจอสินค้า) แล้วโอนรายการในบัญชีนั้นมาเป็นกรอบรายการได้เลย
หากมีการจำกัดรายการ หรือ จำนวนเบิก ต้องคลิกในช่องจำกัดรายการ หรือจำนวนไว้ด้วย

สำหรับปุ่มนี้...มีไว้สำหรับโอนรายการบัญชีตามกรอบของหน่วยเบิกเข้าสู่โปรแกรมเบิกของหน่วยเบิก ซึ่งจะอธิบายในหัวข้อการเบิกสินค้าผ่านระบบไฟล์ (Electronic file Order)

หลังจากกำหนดข้อมูลพื้นฐานทั้งหมด ทั้ง 3 ตอนแล้ว...ระบบพร้อมแล้วครับจะให้ลงรับสินค้า และทำงานในระบบต่างๆต่อไป.

การตั้งค่าพื้นฐานของโปรแกรม (ตอนที่ 2)

ก่อนเริ่มการทำงานกับโปรแกรมชมพูนุช ยังมีข้อมูลพื้นฐานของระบบที่ต้องจัดการให้เรียบร้อยก่อนครับ (หน่วยงานไหน ที่ทำงานเป็นเครือข่ายถ้าตั้งค่าที่เดียวแล้วใช้เหมือนกันหมด จะสะดวกมากครับ) ข้อมูลที่ต้องตั้งค่าให้เรียบร้อย มีดังรูป

เราจะค่อยๆเรียนรู้ไปทีละส่วนครับ

1. ข้อมูลสถานะสินค้า

 สถานะสินค้า อย่างน้อยต้องมี ในบัญชี และตัดจากบัญชี...ส่วนจะมีมากกว่านี้หรือไม่ก็แล้วแต่ระบบที่วางไว้ครับ (สงสัยให้สอบถามเพิ่มเติมได้ครับ)

ตามรูปจะเห็นว่ามี สถานะในบัญชี ไม่นับรายการ...อันนี้หมายถึง สินค้านี้อยู่ในบัญชีแต่ มีการใช้น้อย หรือไม่แน่นอน หากนับรวมรายการอาจจะทำให้เกินกรอบที่กำหนดไว้ เราเลยยังไม่อยากจะนับรวมเอาไว้ รอดูแนวโน้มก่อนครับ (ทำนองนี้) เราอาจประยุกต์ใช้ในคลังเวชภัณฑ์ไปได้อื่นๆ เช่น สินค้าอยู่ระหว่างประเมินการใช้ เป็นต้น


2. ข้อมูลการจัดซื้อสินค้า

ข้อมูลส่วนนี้คือ การกำหนดว่า สินค้าแต่ละชนิดนั้น ได้มาจากการจัดซื้อรูปแบบใด

คำย่อเพื่อ Note : ข้อมูลนี้จะแสดงให้เห็นที่หน้าจอทำรายการสั่งซื้อ ซึ่งจะกล่าวถึงในขั้นตอนการทำรายการขออนุมัติจัดซื้อ

ชื่อกลุ่มในแผนจัดซื้อ : ข้อมูลนี้จะแสดงให้เห็นในหน้าจอทำแผนจัดซื้อ ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป

3. ข้อมูลรูปแบบสินค้า

ข้อมูลส่วนนี้ เป็นการกำหนดรูปแบบให้กับสินค้า ทางยา ก็หมายถึง Dosage form หรือรูปแบบยา ถ้าเป็นสินค้าอื่น ก็อาจหมายถึง ชื่อของหมวดสินค้านั้น เช่น พัสดุ ครุภัณฑ์ วัสดุ เป็นต้น

4. ข้อมูลบัญชีสินค้า

 ขอมูลส่วนนี้ เป็นการกำหนดว่ามีบัญชีใดบ้างที่สามารถกำหนดให้กับสินค้าแต่ละรายการได้ ข้อมูลนี้จะเชื่อมโยงไปสู่การทำรายการสินค้าประจำหน่วยเบิก ได้ ซึ่งจะสะดวกถ้าเรากำหนดไว้ว่าสินค้าใดอยู่ในบัญชีใดบ้าง เมื่อเราเลือกดูบัญชีสินค้า จะพบรายการสินค้าที่อยู่ในบัญชีนั้นๆ ซึ่งสินค้าแต่ละรายการสามารถอยู่ในหลายๆบัญชีได้

5. ข้อมูลบรรจุภัณฑ์สินค้า

 ข้อมูลบรรจุภัณฑ์สินค้า คือ ข้อมูลที่ระบุว่า สินค้าที่รับมาอยู่ในบรรจุภัณฑ์ใด ขนาดเท่าไหร่ เช่น 1*50 หมายถึง รับมา 1 แต่ในบรรจุภัณฑ์ที่มี 50 หน่วยย่อยภายใน เป็นต้น

จำนวนนับ : ข้อมูลนี้หมายถึง ในบรรจุภัณฑ์นั้น มีหน่วยย่อยภายในเท่าไหร่ เช่น 1*50 หมายถึง มีหน่วยภายใน 50 หน่วย เป็นต้น

หมวดลำดับ : ข้อมูลนี้กำหนด ตามเลขตัวหน้า เช่น 1*50 ก็กำหนดเป็น 1, 3*100 ก็กำหนดเป็น 3 เป็นต้น ข้อมูลนี้ไม่ได้สำคัญมากนัก เพียงแค่เป็นเทคนิคทางโปรแกรมที่จะนำไปใช้กับการจัดเรียงข้อมูลตามหมวดหมู่ เนื่องจากการใส่ข้อมูลนี้จะใส่ได้เรื่อยๆ ไม่เรียงลำดับ ซึ่งการแสดงผลจะค้นหายาก แต่หากจัดเรียงตามข้อมูลนี้...จะสะดวกต่อการเรียกดูมากกว่า


6. ข้อมูลประเภทหน่วยนับ

 ข้อมูลนี้เป็นการกำหนดว่า หน่วยนับสินค้า จะมีกี่รูปแบบ ซึ่งจะใช้กรองรายการหน่วยนับกรณีมีรายการมาก ปกติ ให้กำหนด ดังรูป


7. ข้อมูลหน่วยนับ

 ข้อมูลนี้คือ หน่วยของสินค้าที่เราใช้อ้างอิงในการรับ จ่าย สั่งซื้อ การกำหนดขึ้นกับว่า สินค้าที่เรารับเข้ามาอยู่ในหน่วยนับใด


8. ข้อมูลประเภทการรับสินค้า

 ข้อมูลประเภทการรับสินค้า มีความสำคัญ เพราะการรับสินค้า เข้าคลังสามารถมาจากหลายวิธีการ เช่น ซื้อด้วยวิธีการต่างๆ ได้รับสนับสนุน รับคืน ยืม ผลิตใช้เอง เป็นต้น

แก้ไขสถานะรอสินค้า : ข้อมูลนี้หากเลือกไว้ จะหมายถึง เมื่อมีการลงรับด้วยประเภทนี้ จะมีการแก้ไขสถานะการรอสินค้าด้วย ซึ่งจะทำให้ส่วนตรวจสอบสินค้ารอรับของนั้นไม่แสดงรายการนี้อีกต่อไป แนะนำว่า ควรกำหนดไว้เฉพาะประเภทการรับที่เป็นการจัดซื้อโดยตรงจากบริษัท หรือประเภทที่ระบบต้องการตรวจสอบได้ว่า สินค้าใดที่ยังไม่ได้รับการจัดสั่ง (อยู่ในส่วนตรวจสอบสินค้ารอรับ...)

เก็บรหัสใบเบิก : ข้อมูลนี้จะกำหนดในประเภทการรับที่เกี่ยวข้องกับสินค้าที่มีการเบิกจากคลังไป และจะรับกลับมา เช่น รับคืน รับจากยืม เป็นต้น

ใช้งบประมาณจัดซื้อ/คิดในสรุปมูลค่ารับ : ข้อมูลนี้จะกำหนดไว้เพื่อใช้ประมวลผลด้านการเงิน กำหนดไว้เฉพาะประเภทที่มีการใช้งบประมาณจัดซ์้อเท่านั้น หรือต้องการให้สรุปในรายงานจัดซื้อ

รับจากยืมมา : ข้อมูลนี้ให้กำหนดในประเภทการรับ ที่แสดงถึงการรับจากการยืมสินค้าจากหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งจะใช้ในระบบการตรวจสอบการยืม คืนสินค้า
รับจากรับคืน : ข้อมูลนี้ให้กำหนดในประเภทการรับ ที่แสดงถึงการรับคืนสินค้าจากหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งจะใช้ในระบบการตรวจสอบการยืม คืนสินค้า


9. ข้อมูลประเภทการเบิกสินค้า

 ข้อมูลประเภทการเบิก แนวคิดคล้ายกับประเภทการรับ คือ สินค้ามีการเบิกได้หลายๆประเภท เช่น เบิกปกติ เบิกฉุกเฉิน เบิกให้ยืม เบิกเพื่อคืน เบิกกรณีหมดอายุ เป็นต้น ซึ่งประเภทต่างๆเหล่านี้มีผลต่อการสรุปแยกเป็นรายงานมูลค่าการเบิกด้วย ซึ่งเราต้องกำหนดไว้ให้ถูกต้อง

10. ข้อมูลโครงการ VMI

 ข้อมูลนี้มีเพื่อกำหนดชื่อโครงการจัดซื้อเฉพาะ ซึ้่งสามาถประยุกต์ใช้ได้ในการจัดซื้อสินค้าโครงการ โดยข้อมูลนี้ จะต้องไปกำหนดให้กับสินค้าใน ส่วนข้อมูลสินค้าอีกครั้งหนึ่ง และ จะสามารถใช้ในส่วนตรวจสอบสินค้าถึงจุดสั่งซื้อได้ ทำให้เกิดความสะดวกในการวางแผนจัดซื้อสินค้าตามโครงการพิเศษเหล่านี้ (แทนที่จะรวมในสินค้าทั่วไปซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนในการแยกรายการว่าสินค้าใดอยู่ในโครงการพิเศษใดๆ ซึ่งอาจส่งผลการรูปแบบการจัดซื้อ การลงรับ และการสรุปมูลค่าการจัดซื้อตามโครงการได้)

11. ข้อมูลรหัสสีประจำปี

ข้อมูลนี้ ให้กำหนดไว้ว่า สินค้าปีไหน ใช้สีใด เพื่อใช้ในระบบการตรวจสอบการหมดอายุของสินค้า ซึ่งระบบนี้เป็นรูปแบบเฉพาะที่หน่วยงานต่างๆ ต้องคิด และกำหนดเอง

เช่น ปี 2556 กำหนดเป็นสีแดง...ดังนั้น การตรวจรับสินค้าก่อนเก็บในคลัง ต้องทำสัญลักษณ์สีแดงที่บรรจุภัณฑ์ก่อนเก็บ เพื่อให้ทราบว่า สินค้ารุ่นผลิตนั้นๆ จะหมดอายุในปี 2556 ซึ่งจะสะดวกกว่าการอ่านที่บรรจุภัณฑ์โดยตรง...และข้อมูลนี้ ในอนาคตจะมีแสดงให้เห็นในใบเบิกสินค้า ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดสินค้าเห็นข้อมูลได้ครบถ้วน หยิบไม่ผิด (หวังว่านะ 555)

12. ข้อมูลประเภทสินค้า (หลัก)

 ชื่อประเภท  : คือชื่อประเภทสินค้า
ชื่อคลัง : สินค้าประเภทนั้นๆ ใช้กับคลังใด
หมวดจัดซื้อ : กำหนดหมวดจัดซื้อ เพื่อให้แสดงผลในขั้นตอนทำรายการจัดซื้อ สามารถกำหนดหมวดให้เหมือนกันได้ในหลายๆประเภท ขึ้นกับว่า ต้องการให้แสดงผลร่วมกันหรือไม่
ลำดับการเรียง : ใช้เรียงลำดับรายการ กรณีมีรายการมากๆ จะแสดงผลตามลำดับที่เรากำหนด

หมายเหตุ : สินค้าแต่ละประเภท จะกำหนดประเภทย่อยๆ ได้ (ในหัวข้อต่อไป)

13. ข้อมูลประเภทสินค้า (ย่อย)

ข้อมูลส่วนนี้เป็นการกำหนดว่า สินค้าแต่ละประเภท มีประเภทย่อยๆ ใดอีกบ้าง (สินค้าแต่ละประเภท มีประเภทย่อยได้หลายประเภท)