1. การลงสินค้าเข้าคลัง เมื่อเริ่มต้นระบบ (หรือ ลงยอดยกมา)
2. การลงรับสินค้าจากการรับปกติ
สำหรับสองอย่างนี้ มีวิธีการที่แทบจะเหมือนกันเลยครับ เพียงแต่สิ่งที่ต้องเข้าใจและดำเนินการ คือ
1. Stock card จะแสดงผลอย่างไร กรณีรับจากยอดยกมา...คำตอบคือ ควรแสดงให้เห็นรายการยอดยกมาอย่างชัดเจน ไม่ควรจะแสดงเป็นการรับจากบริษัท
2. การระบุประเภทของการรับ ต้องระบุว่า เป็น ยอดยกมา (หรือคำอะไรก็ได้ ที่แสดงว่า เป็นยอดยกมา เช่น รับเริ่มต้นระบบ เป็นต้น อะไรก็ได้ !! ให้เรารู้เอง) ซึ่งส่วนนี้จะมีผลต่อการประมวลผลข้อมูลสรุปยอดรับจ่ายประจำเดือนด้วย ถ้าระบุประเภทได้ตรงไปตรงมา ยอดจะแยกประเภทให้ถูกต้องครับ...ไว้ค่อยดูเรื่องสรุปยอดรับจ่ายประจำเดือนครับ
ดังนั้น สิ่งที่ต้องทำคือ ในข้อมูลผู้ขาย ต้องมี 1 รายการที่ระบุว่า เป็นยอดยกมา หรือเริ่มต้นระบบ ... และ ที่ประเภทการรับ ต้องมี 1 รายการที่ระบุว่า รับจากยอดยกมา หรือรับเริ่มต้นระบบ อะไรทำนองนี้ ไว้..เพื่อให้เราสามารถมีตัวเลือกในขั้นตอนการลงรับ
ขั้นตอนการทำงาน
1. เปิดหน้าจอส่วนรับสินค้า
แต่ระหว่างเข้าหน้าจอนี้ ..ระบบจะทำงานตรวจสอบข้อมูลในประวัติเบิกที่มียอดค้างจ่าย เทียบกับยอดคงคลังในสินค้าแต่ละรายการว่ามีของมาหรือยัง? ถ้ามีของมาแล้ว ระบบจะแจ้งเตือน...
2. รหัสใบรับ คือรหัส PO-ปีเดือน-ลำดับการรับ ...รหัสนี้ ควรมีการระบุไว้ที่ Invoice ที่รับไว้ด้วยครับ เพื่อป้องกันสับสนว่าใบไหนลงแล้ว ใบไหนยังไม่ลง...แต่ระบบก็จะมีการตรวจสอบให้ด้วยครับว่า รหัสไหนลงไปแล้ว และจะแจ้งเตือนให้อีกที...กันพลาด !!!
3. ระบุประเภทการรับให้เรียบร้อย
4. ระบุข้อมูลผู้ขาย (ถ้าตั้งรหัสได้ดี จะสะดวกในการเลือกครับ พิมพ์รหัสเข้าไปเลย)...จากนั้นระบุ Invoice NO (ถ้าเป็นการรับประเภทอื่นๆที่ไม่มี invoice ก็แล้วแต่ว่าเราจะกำหนดว่ารหัสนี้เป็นอะไรไม่มีสูตร อาจเป็นวันที่ หรือไรก็ได้ แต่ต้องกำหนด)...ระบุวันที่สั่ง วันที่รับ ให้ครบ...
5. ถึงตอนนี้ ข้อมูลช่อง รหัสสินค้าจะเปิดให้เรากรอกได้...ให้กดปุ่มใดๆบนคีย์บอร์ดก็ได้...จะขึ้นหน้าจอ
ที่หน้าจอนี้ มีเรื่องที่ต้องทำความเข้าใจครับ
- รายการสินค้ามีทั้งเลือกจากค้นหาทั้งหมด และค้นหาเฉพาะรายการที่ทำรายการขออนุมัติจัดซื้อไว้ โดยค่ามาตรฐานจะอยู่ที่แบบหลังครับ...เพราะจะรับอะไร ก็ต้องผ่านการขออนุมัติสั่งมาก่อน ..ทั้งนี้เพื่อป้องกันรับผิดรายการครับ
- ประเภทยา ต้องนำเลขทะเบียนยามาค้นหารหัสมาตรฐานด้วยครับ (เอาไว้ทำรายการส่ง สธ.) ซึ่งตรงนี้ ถ้าเราเคยรับสินค้านี้มาแล้ว ก็ไปที่แถบประวัติการรับ แล้วคลิกเลือกครับ ระบบจะค้นหารหัสมาตรฐานเก่ามาใช้ได้ทันที
- ประเภทอื่น คลิกระบุว่าสินค้านี้ไม่มีเลขทะเบียน หรือรหัสมาตรฐาน
- การรับสินค้า หลังจากค้นหาสินค้าเจอแล้ว คลิกเลือกสินค้าแล้ว...เราต้องคลิกเลือกหน่วยรับด้านขวาด้วยครับ (ตรงนี้ไง ที่บอกว่า รับหน่วยไหนก็ได้)...แต่ถ้าไม่มี....เราต้องไปเพิ่มหน่วยรับในข้อมูลสินค้าก่อนครับ (ย้อนไปดูการตั้งค่าพื้นฐานสินค้าครับ)
เสร็จแล้วก็คลิก OK ออกมาจากหน้าจอนี้...ระบบจะกลับไปหน้าจอเดิม
6. กรอกข้อมูล Lot,ราคา,จำนวน,วันหมดอายุ ให้ครบถ้วน ก่อนคลิกเพิ่มรายการ ...ทำจบครบที่เราต้องการ
- หากไม่ถูกต้อง ลบรายการแล้วลงใหม่
7. เมื่อครบแล้ว...ตรวจสอบการลงอีกครั้ง ว่าถูกต้องหรือไม่ มีลงสลับจำนวน ราคาหรือไม่...ตรวจสอบมูลค่ารวมว่าตรงกับ Invoice หรือไม่
8. ถ้าตรวจสอบได้ครบแล้ว ก็ บันทึกข้อมูล...จบงานนี้
หลังบันทึก เราสามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้...เมนู พิมพ์ใบตรวจรับสินค้า หรือ ทะเบียนเจ้าหนี้ (เพราะเราถือว่าเป็นลูกหนี้บริษัทแล้ว ถ้าเป็นกรณีจัดซื้อบริษัท)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น